Jak efektivně delegovat úkoly

Jak efektivně delegovat úkoly

Stále více vám berou čas provozní úkoly a neustále odsouváte důležitou práci na strategických úkolech na další den?

Nebo v horším případě si tuto práci necháváte na večery až budete mít více klidu?

Na jednu stranu se říká, že prací od 9 do 5 ještě nikdo nezbohatl, ale na druhou stranu nemůžete dlouhodobě pracovat 10, 12 nebo i více hodin denně. 

Život v takovém režimu vám bere energii, radost a flow. Naopak přibývá stresu, celkové nespokojenosti, partnerských nebo rodinných problémů a v neposlední řadě také zdravotních problémů.

Frustrace ze ztráty flow je jedním z velkých problémů, které mohou vést ke stagnaci vašeho podnikání.

Pokud už si ani nepamatujete ty momenty, kdy vás neustále napadají nové nápady na další služby, produkty a řešení, pak už svítí červené varovné světlo a je potřeba udělat si ve věcech pořádek a vzít věci opět do svých rukou.

Nenechte se obelstít každodnem a dejte svému pracovnímu dni opět řád a strukturu. Je na čase uvolnit si ruce a zamyslet se, jak delegovat svou práci.

Flow a hluboká práce

Chcete-li dostat svůj čas opět pod kontrolu a věnovat se růstu své firmy, potřebujete si každý den najít prostor pro hlubokou práci. 

To znamená vymezit si časový mantinel, kdy nebudete ničím vyrušováni a budete se moci dostat do stavu flow.

Stav flow, neboli hluboké práce je charakteristický tím, že v takové chvíli jste absolutně soustředěni na práci, kterou děláte a zcela přestáváte vnímat okolí a čas.

V tomto stavu obvykle každý z nás udělá nejvíce práce a zároveň té nejvíce hodnotné práce.

Tím, jak nám přibývá provozních úkolů zároveň přibývá množství vyrušení. Ať už od kolegů nebo z telefonu. 

Proto je důležité naučit se delegovat svou práci a získat tím zpět čas, ve kterém můžete soustředěně pracovat na důležitých a strategických úkolech pro růst firmy.

Největší chiméra pro podnikatele

Jednou z největších brzd každého byznysu je převládající pocit “Vše si udělám nejlépe a nejlevněji sám”.

Pokud jde o kvalitu práce, je důležité si uvědomit, že i kdyby se kvalita vykonané práce o něco snížila, pořád dosáhnete výsledků snadněji, protože díky delegování bude mít vše mnohem rychlejší spád.

A pokud jde o pocit nejlevněji vykonané práce svépomocí, pak je důležité znát svou hodinovou sazbu. Je vaše hodinovka opravdu tak levná, že si vše uděláte nejlevněji? 

Vsadíme se, že váš čas je ve výsledku velmi drahý.

Přistupujte ke svému času z dlouhodobého hlediska

Mnoho podnikatelů delegování stále odsouvá také z důvodu prvotní časové zátěže.

Je potřeba najít správné lidi, nastavit procesy, dát delegovaným úkolům strukturu, nastavit si požadovanou kvalitu a věnovat se v počátcích zvýšenému kontrolingu. 

Ano, to jsou věci, které berou čas. Měli byste se svým časem ale pracovat v dlouhodobém horizontu.

Tzn. ano, delegování práce vám v počátcích zabere více času než přinese užitku, ale toto období trvá maximálně pár týdnů (obvykle 1-2). Z hlediska roku získáte ale pod kontrolu mnohem více času, který můžete věnovat skutečně důležitým úkolům, které zvládnete jen vy.

Jaké úkoly delegovat?

Obvykle se vyplatí delegovat 2 typy úkolů:

  1. Provozní, opakující se činnosti
  2. Činnosti, ve kterých nejste tak zdatní

Tzn. provozní a opakující se úkoly mohou být např.:

  • Vyřízení objednávek
  • Fakturace
  • Urgence faktur
  • Zpracování databází
  • Reporty
  • Objednávky přepravy
  • Apod.

A činnosti, ve kterých nejste tak zdatní mohou být typicky marketingové činnosti, které za vás udělají lépe specialisté a z výsledku získáte větší užitek. Mohou to být např. práce jako:

  • SEO správa
  • Správa Facebookových kampaní
  • Správa Google ads a Sklik
  • Copywriting
  • Správa sociálních sítí
  • Grafika
  • Apod.

Jak mít ve všem pořádek?

Důležité je mít ve všem pořádek a přehled. Proto doporučujeme používat vhodné online nástroje, ve kterých můžete zakládat a řídit jednotlivé úkoly, či projekty a kde můžete vše organizovat a komentovat.

Za každou cenu se vyvarujte tomu, abyste vše řešili přes chat nebo email. Z toho budou všichni zúčastnění akorát ještě více frustrovaní.

Můžete vyzkoušet online organizační nástroje jako např. Asana, Trello, či český nástroj Freelo. Nyní víte, jak správně delegovat a dále potřebujete vyřešit otázku na koho.

Na koho delegovat?

A jsme u nejdůležitější otázky. Pokud jste se totiž rozhodli, že delegování je ta správná cesta a vybrali jste vhodný organizační nástroj, zbývá vyřešit to nejdůležitější – na koho budete své úkoly delegovat. 

Pro nalezení konkrétního specialisty doporučujeme určitě získat doporučení od ostatních podnikatelů. Dále můžete využít Facebookové skupiny, vyhledávání na Googlu/Seznamu nebo zkusit vložit svou poptávku třeba na Webtrh.cz.

U provozních úkolů je to o něco jednodušší. Na výběr máte z několika možností:

  1. Můžete delegovat na své současné kolegy
  2. Můžete přibrat nového kolegu na částečný úvazek
  3. Můžete využít virtuálních asistentek

U delegování na současné kolegy můžete samozřejmě narazit na problém, že aktuálně už nemají prostor, kam do svého diáře nové úkoly zařadit. V takovém případě byste akorát přehodili horký brambor na své kolegy a předali jim štafetu své zaneprázdněnosti. 

V případě náboru nového kolegy/kolegyně na částečný úvazek musíte samozřejmě počítat se zvýšenými náklady. Budete muset investovat do kancelářského vybavení, vyplácet pravidelnou mzdu a proplácet dovolenou či nemocenskou. 

Virtuální asistentky naproti tomu mají jednu obrovskou výhodu. Jsou placeny od vykonané práce a tím šetří množství nákladů. Na trhu máte obvykle dvě možnosti. 

Zaprvé můžete využít samostatných virtuálních asistentek, tedy OSVČ, které pracují na sebe a mají více klientů, pro které pracují.  

V takovém případě ale zůstávají problémy se zastupitelností v době dovolené nebo nemoci. 

Zadruhé můžete využít profesionálních týmů virtuálních asistentek. Obrovskou výhodou je právě zastupitelnost. Tzn. že v případě nemoci nebo dovolené není práce na vašich úkolech nijak omezena. 

U profesionálních týmů je pak také výhodou delší pracovní doba, kdy se obvykle pracuje na dvousměnný provoz a zkušenosti z mnoha oborů.

V neposlední řadě pak praxe z různých firemních systémů a pravidelné proškolování. 

Virtuální asistentka je řešením, které vám může výrazně uvolnit ruce v podnikání a také ušetřit mnoho nákladů oproti asistentce na HPP či DPP.

Chcete vědět více o možnostech delegování na virtuální asistentky? Podívejte se, jak fungují naše virtuální asistentky z týmu PéčeProZákazníky.

Chcete nastartovat rychlý růst firmy díky 3 strategickým krokům?

Přečtěte si ebook
Jak nastartovat rychlý růst firmy ve 3 krocích.

Virtuální asistentka

Pečujeme o vás i vaše zákazníky už 13 let.

Pomáháme malým firmám
a podnikatelům zajistit zákaznickou
péči a vyřešit úkoly, které nestíhají.

Podívejte se na případovou studii, jak služby virtuálních asistentek pomáhají podnikatelům a firmám.

Chcete nastartovat rychlý růst firmy díky 3 strategickým krokům?

Přečtěte si ebook
Jak nastartovat rychlý růst firmy ve 3 krocích.