Produktivita práce je v dnešní době klíčová. Zorganizovat si pracovní den znamená dobře využít čas, ušetřit jej a pracovat co nejefektivněji a s co nejlepším výsledkem. Časové bloky a stanovení priorit mohou pomoci být co nejvíce produktivní.
Na to, jak být více produktivní, jak delegovat práci a jak si rozvrhnout pracovní den, existují četné kurzy manažerských dovedností. V nich se seznámíte s důležitostí časových bloků, s tím, že největší úkol dne by měl být zpracován jako první, a získáte další tipy, jak dosáhnout kýženého cíle.
Seznam pomůže zorganizovat čas efektivně
Každý pracovní den byste mohli začít sestavením seznamu úkolů a nastavením priorit. Začněte s nejdůležitějšími úkoly a postupujte k méně důležitým. Nezapomeňte plánovat a sledujte svůj čas. Jedině tak totiž zjistíte, kolik času strávíte na jednotlivých úkolech a kde můžete příště čas ušetřit.
Jak pracovat s časovými bloky
Pracujte s časovými bloky. Rozdělte svůj den do časových bloků a věnujte se jednotlivým úkolům po dobu určitého časového úseku. Například 60 minut práce a poté pětiminutová pauza. Tento způsob práce umožňuje lepší koncentraci a efektivnější využití času. Navíc zůstanete déle „fresh“.
V neposlední řadě se snažte eliminovat rozptýlení, jako jsou sociální sítě nebo e-maily, které vás odvádějí od práce. Je proto nejlepší si vypnout všechny zvuky na telefonu i počítači a nesledovat žádné připomínky ani notifikace. Buďte jen vy a váš úkol. Pokud si nepřipustíte vyrušení, na konci dne budete překvapeni, kolik práce jste stihli.
Delegujte svou práci a věnujte se strategii
Správné delegování práce patří k základním manažerským dovednostem.
K tomu, abyste se nenechali vyrušovat při práci na strategických úkolech, rovněž existují efektivní tipy. Nejdůležitější je stanovení priorit. Rozdělte své úkoly do skupin podle priority a soustřeďte se nejdříve na ty nejdůležitější.
Nastavte si časové bloky, během kterých se budete věnovat pouze svým strategickým úkolům. Ostatním lidem sdělte, že v tuto dobu nejste k dispozici.
Použijte aplikace nebo nástroje, které vám pomohou omezit rušení, například aplikace pro blokování sociálních médií nebo upozornění. Také použití sluchátek s hudbou nebo white noise pomáhá snížit okolní hluk a zlepšit koncentraci.
Pokud to situace umožňuje, delegujte menší úkoly na jiné lidi, abyste se mohli soustředit na své strategické úkoly. Delegujte úkoly, které mohou být provedeny jinými lidmi nebo virtuálními asistenty. Pokud vás zajímá, jak služba virtuálních asistentů funguje, co je možné delegovat a kolik taková služba stojí, podívejte se zde.
Začněte hlavním úkolem dne: Motivuje vás to
Svůj den začněte od nejdůležitějšího úkolu. Největší energii a schopnost koncentrace máme na začátku dne, takže je pro nás snazší se věnovat tomu složitějšímu. Pokud zpracujeme největší zadání jako první, máme celý den na zpracování ostatních úkolů a cítíme se méně pod tlakem. Naopak nás to motivuje a dostaneme pocit, že se pohybujeme vpřed a že naše úsilí má smysl.
Dlouhodobější cíle plňte krok za krokem
K časovým blokům patří i dlouhodobější cíle. Stanovení cílů v rámci kvartálu a plánování úkolů v horizontu dvou týdnů poskytuje větší flexibilitu a pružnost v plánování a splnění cílů. Kvartální cíle jsou dostatečně dlouhé na to, aby byly dosažitelné, ale zároveň tak krátké, aby byly relevantní pro aktuální situaci a okolnosti.
Plánování úkolů v horizontu dvou týdnů umožňuje lépe se soustředit na konkrétní úkoly, které jsou potřeba k dosažení kvartálních cílů, a lépe se adaptovat na změny. Tuto metodu lze snadno opakovat a zlepšovat. Kromě toho se cíle a úkoly nezdají tak vzdálené a méně dosažitelné.
Na co byste neměli zapomínat?
Stejně jako plánování práce s ohledem na nejvyšší efektivitu je důležitý i správný odpočinek. Nenechte se vyrušovat žádnými elementy a rozhodně nezapomínejte na přestávky. Přestávek byste měli mít tolik, abyste udrželi pozornost a čerstvou mysl.
Vidíte? I když se zdá, že plánování je aktivita navíc, správné plánování vám naopak pomůže čas ušetřit. Časové bloky lze plánovat od delších úseků až po ty kratší. Ale nezapomeňte myslet i na odpočinek.